Ho pianificato il mio magazzino in modo tale da riempire tutti gli spazi. A volte però mi chiedo se le operazioni di picking non siano troppo lente e difficoltose. Quando, per via di un aumento di produzione, si verifica un picco nello stoccaggio della merce, mi scopro spesso impreparato. E anche volendo tutelarmi in anticipo, mi accorgo che la maggior parte delle informazioni non sono formalizzate: stanno tutte nella testa del mio magazziniere.

Ottimizzare un magazzino non significa semplicemente stoccare il materiale per riempire tutta l’area. Significa invece ragionare in termini di spazio (scaffali, scomparti e mensole, corridoi), di movimento (le operazioni di stock e picking), di tempo (alcuni prodotti girano con più frequenza rispetto ad altri). Il WMS offre un efficace strumento di mappatura: vengono definite le varie zone, il tipo di movimentazione che possono consentire, quale tipologia di merce può entrare e uscire. Si ragiona, in sostanza, non a due (il piano terra) e neppure a tre (i piani che si sviluppano in altezza), ma addirittura a quattro dimensioni – lo spazio più il tempo (priorità, scadenze e quant’altro condizionato dal tempo).

• Sfruttare al massimo il tuo magazzino: ragionando in termini non solo di spazio, ma anche di tempo.
• Trovare tutto quello che ti serve, nel momento in cui ti serve.
• Non dipendere dalle conoscenze e dalla memoria di una sola persona (il responsabile di magazzino).
• Rispondere in maniera efficace alle fluttuazioni nelle richieste: da parte dei clienti o delle linee produttive.

Non so bene cosa succede nel mio magazzino: come viene organizzata e distribuita la merce, e se tutto viene fatto nel migliore dei modi. Quando mi occorrono informazioni, devo parlare di persona con uno degli addetti del magazzino: cosa che fa perdere del tempo a me e a lui. Se capita qualche problema – un prodotto che non si trova – lo vengo a sapere dall’operatore, spesso con molto ritardo. E poi mi domando: i criteri con i quali è stoccata la merce sono davvero i più efficaci in relazione alle necessità? O forse sono solo i primi che vengono in mente?

Il WMS permette di mappare con precisione il magazzino. Eventualmente, là dove è possibile coerentemente con la struttura fisica dell’ambiente, si può ridisegnare la distribuzione di celle, scaffali e piani. Da un picking più organizzato deriva una maggiore possibilità di controllo e una segnalazione più rapida dei problemi: questi, li puoi già rilevare dall’interfaccia informatica, senza aspettare che se ne accorga l’operatore (che spesso se ne accorge in ritardo). Puoi strutturare lo stoccaggio in funzione delle reali necessità: se ogni lunedì ti viene richiesta una grossa quantità di merce, è bene che questa stia vicino all’area di consegna e non in fondo al magazzino, perché ingombra (o perché ci si è abituati a metterla lì). Il magazzino diventa finalmente una struttura ad anello, dove tutto si tiene: il ciclo si chiude – spazio e tempo sono sempre intersecati.

• Conoscere in tempo reale gli spazi del tuo magazzino e cosa contengono.
• In ogni momento, a fronte di ogni richiesta, sapere dove è cosa.
• Eliminare spiacevoli sorprese al momento dell’inventario.
• Una consegna non andata a buon fine, una merce cambiata di posto o che non si trova, non dovrai più aspettare l’alzata di mano del magazziniere per saperlo (e dunque intervenire).

Sono sempre in ritardo. Perché pianifico in maniera sbagliata, perché programmo il picking non tenendo conto delle esigenze di quella particolare spedizione o perché organizzo male i carichi di lavoro: mi arriva una richiesta all’ultimo minuto e non ho due braccia libere che siano in grado di soddisfarla prontamente. Spesso, a ridosso di una scadenza, mi accorgo che la merce non è ancora stata imballata.

Il rispetto dei tempi di consegna deriva da un sistema di picking efficace, affidabile, che non presenta sorprese. E il WMS assicura proprio questo: grazie a una pianificazione capillare che detta i tempi in maniera sensata e coerente con le esigenze sia di produzione che di distribuzione. Puoi dire addio alle sorprese: se ti chiedono di consegnare una merce tra le cinque e le sei di martedì, potrai rispondere all’istante “sì, sono in grado”, oppure “no, non è possibile”. Non dovrai affidarti, come ora, alla semplice buona volontà dei tuoi operatori e non rischierai, in caso di inadempienza, di indispettire il cliente. Un picking efficace non può eliminare tutti i ritardi, ma permette se non altro di sapere sempre, e con anticipo, quando questi si verificano.

• Pianificare le tue consegne in modo razionale.
• Dare risposte certe e realistiche a ogni richiesta di consegna.
• Organizzare le richieste per ordine di priorità (e non semplicemente di arrivo).
• Organizzare le fasi di lavoro, evitando di coinvolgere del personale già impegnato.
• Fronteggiare le criticità.
• Non eliminare al 100% i ritardi, ma esserne informato in anticipo (per motivare ed eventualmente scusarti).
• Comunicare in maniera più efficiente con gli spedizionieri

Quando si tratta di magazzino, dipendo dai miei dipendenti. Anzi, da un dipendente: il capo magazziniere, che sembra essere l’unico ad avere in testa tutto quello che nel magazzino c’è e succede. Questo vincola sia me che lui: io fatico ad avere informazioni in tempo reale e a permettere il trasferimento delle conoscenze, ad esempio in occasione di una nuova assunzione; lui lavora con il fiato sul collo: ogni volta che si assenta – per ferie o malattia – l’operatività rallenta o si complica, con un notevole danno.

Il WMS è un’alternativa – esterna, perciò condivisibile e anche più affidabile – alla memoria del tuo magazziniere. Formalizza il modo di operare, dal punto di vista sia della struttura del magazzino, sia dei movimenti che avvengono all’interno: in qualunque momento tutti possono sapere dove si trovano e come si muovono le cose. Concentrare il know-how nella testa di una sola persona è sempre un rischio: perché la vincola a una presenza costante e perché si complica il trasferimento delle competenze. Addestrare un junior diventa un problema: quanto tempo potrà dedicargli il suo mentore? una decina di minuti al giorno? quindici? quanto ci vorrà perché il neoassunto possa dirsi formato? Con il WMS tutto è più semplice e veloce: si apprende a mano a mano che il programma esegue il suo lavoro di routine, senza dover interrompere la normale operatività.

• Avere (davvero!) il controllo del tuo magazzino.
• Avere un magazziniere più rilassato, dunque più produttivo.
• Trasferire le competenze da senior a junior velocemente, efficacemente e senza fermare la gestione ordinaria del lavoro.

Fare l’inventario è come aprire un pacco regalo: so che troverò qualcosa, ma non sempre so con certezza cosa. Spesso capita che le quantità registrate a computer non coincidano con quelle presenti fisicamente in magazzino. E ogni volta, di fronte all’errore, il dubbio: è la giacenza a essere corretta e sono io ad aver sbagliato a contare oppure è il contrario? Devo verificare una volta, magari due, e con il passare delle ore aumenta la stanchezza, dunque la probabilità di errore. Insomma: se scartare i regali è un piacere, fare l’inventario può trasformarsi in un piccolo incubo.

Il magazziniere riceve un ordine – cartaceo o telefonico; va a prendere la merce a scaffale, segna il prelievo su un foglio di carta; un secondo operatore trasferisce, a mano, l’informazione nel database. Tanti passaggi, una elevatissima probabilità di errore. Grazie al WMS, tutto questo viene sostituito dal picking automatico: il sistema comunica l’ordine, indica un percorso già predefinito, il magazziniere preleva la merce seguendo le indicazioni del sistema, la giacenza viene aggiornata in tempo reale. In qualunque momento potrai conoscere lo stato delle giacenze: e saranno dati certi, a zero rischio di errore. L’inventario diventerà, se non una vera e propria festa, un momento assai più rilassato.

• Conoscere in ogni momento il contenuto del tuo magazzino.
• Tutelarti dai rischi di errore umano.
• Avere una perfetta corrispondenza tra dati del gestionale (ciò che mostra il sistema) e realtà reale (il contenuto effettivo del magazzino).
• Affrontare l’inventario con maggior serenità.
• Controllare le giacenze ogni volta che vuoi, non solo a fine anno.

Oltre a essere fonte di stress e brutte sorprese, l’inventario è anche anti-produttivo: ogni volta, tutto si ferma. L’esecuzione, poi, è sfinente: registrazione delle giacenze alla mano, gli operatori devono controllare, prodotto per prodotto, che vi sia una esatta corrispondenza tra il dichiarato e l’effettivo. A fine giornata, tutti sono forse un po’ più bravi a far di conto; ma nei miei, di conti, c’è sicuramente l’ammanco di una giornata di lavoro produttiva.

Il WMS trasforma radicalmente la concezione dell’inventario: non più una fase in cui l’azienda si blocca e nulla può essere toccato, ma una verifica di routine, che può anche essere programmata con intervalli più brevi di quello annuale. Il sistema registra automaticamente non solo la presenza effettiva del prodotto (livello macro), ma anche la singola posizione di ogni referenza, verificando la corrispondenza con il lotto di produzione. Il dettaglio è elevatissimo e l’aderenza alla reale situazione in magazzino è totale. Volendo, puoi programmare delle verifiche selettive: su determinate parti del magazzino o su alcuni scaffali o addirittura su determinati tipi di prodotto. Ruotando, l’operatività non viene mai bloccata.

• Semplificare notevolmente l’inventario di fine anno.
• Sostituire un grosso inventario finale con inventari parziali, intermedi.
• Programmare inventari a rotazione.
• Programmare inventari per tipologie di prodotto.
• Eliminare la visione dell’inventario come “gran perdita di tempo”.

A casa, negli scaffali della mia cucina, vige il buonsenso: i prodotti che consumo quotidianamente stanno all’esterno, quelli che cucino più di rado nella parte più interna. In frigorifero, cerco di posizionare in avanti i cibi che si avvicinano alla scadenza, per non trovarmi dopo mesi con un pezzo di formaggio ammuffito addossato alla parete. Mi accorgo invece che nel mio magazzino le cose funzionano in maniera diversa: che i prodotti a grande rotazione sono stoccati in zone inaccessibili, mentre altri che non vengono quasi mai movimentati si trovano accanto alla porta. Come posso fare in azienda quel che a casa mi riesce tanto naturale?

Il WMS ragiona come una brava massaia, ma con i plus di un cervello elettronico. Registra in tempo reale tutti i movimenti, li archivia e li organizza per elaborare statistiche. Lo storico delle movimentazioni, rilevate su spazio percorso e tempo impiegato, ti permetterà di:
• controllare i tempi di evasione di un determinato ordine in relazione al periodo;
• misurare le prestazioni di chi lo ha avuto in carico;
• verificare quali prodotti ruotano di più e dove sono dislocati, eventualmente in base al periodo (esiste una collocazione migliore?);
• misurare la distanza media percorsa dai tuoi operatori.
A fine giornata avrai movimentato più merce, con meno fatica.

• Rispondere con maggiore prontezza alle richieste dei clienti.
• Stoccare la merce in magazzino con un criterio più efficiente e flessibile.
• Movimentare la merce più velocemente, più efficacemente, e faticando di meno.

Ogni tanto, filosoficamente, mi chiedo: ma il mio magazzino è il “migliore dei magazzini possibili”? Oppure la mia produttività è afflitta da inefficienze? I miei operatori sono messi nella condizione di lavorare nel modo più corretto e produttivo, oppure le modalità attuali favoriscono inefficienze? E infine: ho la possibilità di verificare l’operatività individuale e complessiva? Non si tratta di instaurare uno stato di polizia, ma di ottenere da tutti i miei dipendenti serietà ed efficienza.

Un magazzino è efficiente quando porta a termine le richieste nei tempi più veloci e nei modi più convenienti. Il WMS monitora e al tempo stesso migliora. Misura: la rotazione, i tempi di attraversamento, i tempi di esecuzione, la distanza media percorsa per evadere gli ordini, le eventuali ridondanze negli spostamenti. Ti permette di vedere se una cella viene visitata più volte durante lo stesso picking, di valutare l’efficienza degli operatori a parità di tipologie e ordini (es. evasione di una singola riga) e di confrontarli fra loro. Il WMS costruisce statistiche, ma in modo dinamico: dà conto delle variazioni e facilita i correttivi. Ti indica come migliorare la rotazione e come impiegare il personale per velocizzare la spedizione della merce, con meno fatica.

• Correggere le inefficienze del tuo magazzino: di spazio, di procedure, di gestione dei carichi di lavoro.
• Essere più veloce nell’evasione degli ordini, con meno fatica.
• Confrontare le prestazioni dei tuoi operatori e distribuire gli incentivi di conseguenza.
• Responsabilizzare i dipendenti: una maggiore efficienza del sistema dipende dal contributo di tutti e adesso esiste il modo per misurarla.

“Va dove ti porta il lotto (di produzione)”. E dunque spesso non so dove: perché il lotto viene stampato su etichette che possono staccarsi o scolorirsi o deteriorarsi. La ricerca – fatta a vista, passando con lo sguardo, una per una, tutte le etichette – si trasforma a volte in una vera e propria odissea. Non solo: una gestione tanto farraginosa va a discapito dei prodotti deperibili che non vengono stoccati in base alla data di scadenza e che finiscono con l’andare a male negli scaffali più in alto o all’interno.

Informatizzando. Ogni volta che un prodotto entra in magazzino, viene contrassegnato con un lotto. Il lotto è un codice che rimanda a una serie di informazioni disponibili a sistema: data di produzione, di scadenza, di ingresso, tempo di giacenza, eccetera. Il lotto accompagna il prodotto in tutto il suo viaggio, consentendone la tracciabilità (fattore indispensabile nel settore alimentare, utile anche negli altri). È altresì un’informazione dinamica, perché interviene nei criteri di stoccaggio: ti dice se la merce è in scadenza o è scaduta, se deve essere trasferita altrove oppure smaltita, se deve essere predisposta per la spedizione. Finalmente un magazzino che ragiona!

• Trasformare i lotti in contenitori di informazioni realmente utili e spendibili.
• Organizzare lo stoccaggio della merce in base alle sue caratteristiche.
• Garantire la tracciabilità e rintracciabilità dei prodotti.
• Intervenire tempestivamente sulla merce in scadenza.
• Subordinare i picking alle richieste di determinati lotti.

Il mio magazzino funziona come la cassa di un supermercato, di quelle a scorrimento lento: un operatore che, con pazienza, legge il barcode prodotto per prodotto. So che il barcode offre al mio database (dunque a me) delle informazioni preziose, ma mi domando: non esiste un modo più veloce di gestirlo? e coinvolgendo meno persone?

Attraverso l’utilizzo dei tag RFID.
A differenza del barcode, l’RFID offre un riconoscimento non visivo: le informazioni sono memorizzate all’interno di un chip, applicato sulla confezione del prodotto, e viaggiano assieme alla merce. Possono essere più o meno articolate: dal lotto di produzione, alla quantità, al luogo di produzione, alla data di scadenza, fino agli ingredienti (o componenti). Il tag RFID è un identificatore molto preciso: impossibile sbagliarne la lettura. Ma soprattutto è veloce: con una semplice passata, puoi acquisire simultaneamente decine di identificativi. Questa sofisticazione lo rende però più costoso di un barcode e più complesso da applicare: va prodotto con una stampante apposita e applicato in determinati punti della confezione. Va considerato, in altre parole, come un investimento.

• Far viaggiare i tuoi prodotti assieme a tutte le informazioni che li riguardano.
• Liberare i tuoi operatori dalla “tirannia” da scansione di barcode: con una sola passata, potranno leggere decine di tag RFID.
• Azzerare gli errori di lettura.

Ho acquistato un magazzino automatico pensando di semplificarmi la vita (farà tutto lui, credevo). E invece lavoro più e peggio di prima. Invece di snellire, automatizzando, le procedure, mi trovo a dover gestire la complessità di due magazzini che non comunicano fra loro. Come ne esco?

Il magazzino automatico funziona come un gigantesco contenitore, suddiviso in cassetti di varie dimensioni. Dentro ogni cassetto, vengono stoccati i prodotti. A seconda delle richieste di picking, e in base agli input inviati da e al sistema informatico, i cassetti si movimentano per facilitare l’inserimento e il prelievo dei prodotti. È possibile verificare la situazione in tempo reale e consultare lo storico delle movimentazioni. Il magazzino automatico si integra facilmente con i sistemi che lo circondano: gestirlo separatamente dal magazzino “normale” è un vero e proprio spreco. Grazie al WMS potrai far dialogare i tuoi due magazzini in maniera ottimale, sfruttando le potenzialità di entrambi. Potrai allineare le giacenze e avere un inventario in tempo reale. Il WMS ti permetterà una centralizzazione dei movimenti, eliminando la necessità di saltabeccare da un sistema all’altro.

• Gestire i tuoi due magazzini – “normale” e automatico – come se fossero uno solo.
• Valorizzare l’investimento fatto.
• Semplificare notevolmente la gestione.

Ho un magazzino che, come le famose tre scimmiette, non parla, non vede e non sente. Se capita qualche imprevisto vengo sempre a saperlo in ritardo (e in ritardo intervengo). Se ho bisogno di avere qualche informazione devo recarmi fisicamente sul posto: guardare, cercare, chiedere. Di norma, mi affido agli occhi e alla reattività dei miei operatori che non possono essere in ogni momento dappertutto. Il risultato: piccole anomalie – lasciate all’oscuro e nel silenzio – si trasformano con il passare dei giorni in veri e propri disastri.

Se c’è un problema, il WMS lo sa. E prontamente interviene. Le misurazioni di efficienza, che avvengono in tempo reale e producono un alert immediato, possono riguardare:
• l’impossibilità di reperire una zona libera per lo stoccaggio;
• la saturazione delle risorse per il picking (ci sono troppi ordini da smaltire, in troppo poco tempo);
• la presenza di merce che sta per scadere e che dunque va ricollocata.
Ma il WMS interviene anche nella prevenzione: ad esempio avvisando di particolari scadenze (c’è della merce da preparare con un certo anticipo), o comunicando ai trasportatori il piano delle consegne di un determinato giorno. Finalmente un magazzino in pieno possesso delle sue funzioni: sa come dovrebbe essere e agisce di conseguenza.

• Essere informato in tempo reale su disfunzioni e anomalie.
• Prevenire, piuttosto che curare.
• Quando occorre curare, farlo con tempestività.
• Misurare l’efficienza reale del tuo magazzino.

Ho un magazzino – di prodotti finiti, materie prime o entrambi – e ogni tanto mi chiedo se lo sto sfruttando al massimo delle sue potenzialità: se gli spazi sono organizzati in maniera razionale, gli operatori messi nelle condizioni di dare prestazioni ed efficienza, i picking ragionati e funzionali alle richieste. Oppure: le cose in magazzino non vanno troppo bene. Sono così abituato a gestire i picchi di stress che ormai mi sembra normale lavorare di corsa, tamponando giorno per giorno emergenze e criticità. O ancora: l’azienda sta crescendo e movimenta volumi sempre più consistenti. Sono soddisfatto, ma anche preoccupato: riuscirò a stare al passo?

Ogni azienda è unica, e così anche il suo magazzino. Ha bisogno di approcci e soluzioni personalizzate ma, anzitutto, di essere capita: cosa funziona già e cosa può essere migliorato? Quali spazi, procedure, flussi possono essere rivisti e ottimizzati? Su quali fattori esterni si può intervenire concretamente per non essere in balìa del caso o dei comportamenti altrui? Il WMS è un’opportunità per razionalizzare e valorizzare il potenziale di ogni magazzino.

• Sfruttare appieno il potenziale del tuo magazzino ed essere più competitivo.
• Diminuire i costi aumentando l’efficienza, ossia movimentare più merce, con meno sforzo.
• Stabilire le priorità sulla base di dati reali (non su impressioni), intervenendo di conseguenza.
• Gestire in maniera razionale le tue risorse, dagli spazi ai dipendenti.