Questo strumento è utilizzato principalmente dagli uffici tecnici aziendali per pianificare e tracciare tutte le attività in particolare quelle legate alla fase di preventivazione e di progettazione.
L’applicazione è utilizzata dal Responsabile U.T. per pianificare e quindi assegnare le attività in carico all’ufficio tecnico, ai diversi operatori (definiti singolarmente o per gruppi).
Egli ha la facoltà di distribuire le diverse attività in base a criteri di: priorità, capacità, urgenza; semplicemente attraverso la funzione di “Drag & Drop”, grazie alla quale si riesce agevolmente ad assegnare, spostare, modificare o cancellare un’attività.
I diversi compiti, verranno inseriti nell’area “To Do” dell’operatore, sotto al giorno prescelto, proprio come in un calendario.
Man mano che le attività degli operatori procedono, il coordinatore riesce a vedere, in tempo reale i lavori in corso, da iniziare, in ritardo, ecc… (evidenziati con diversi colori). Inoltre, se precedentemente vengono assegnati dei tempi sulle singole fasi, egli riesce anche a capire se l’operatore sta rispettando le consegne.
Con un colpo d’occhio il coordinatore ha la possibilità di monitorare la situazione dei diversi lavori, evidenziare delle situazioni di criticità e di valutare in ogni momento il carico di lavoro di ogni operatore. L’uso di barre di avanzamento semplifica e aiuta la comprensione dei dati, infatti viene sempre indicata la percentuale di completamento della fase.
Dal punto di vista dell’operatore, una volta aperta l’applicazione ed essersi loggato, saranno visibili tutte le attività a lui assegnate, divise per giorno.
In maniera semplice e immediata, schiacciando sull’iconcina di avvio potrà registrare il tempo associato alla singola fase e allo stesso modo lo potrà stoppare. Una volta che l’attività sarà terminata, verrà spostata nell’area “Done”.
E’ possibile lavorare contemporaneamente su più attività e i compiti che non vengono chiusi nella giornata vengono automaticamente spostati al giorno lavorativo successivo.